もちもち動物園

楽しい働き方研究ブログ。第二新卒転職→ブラック企業勤務→宮崎移住。

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議事録について

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今更だけど、議事録について社内で勉強したのでメモ。


▼議事録の3要素
・決定事項
 →合意したこと、決まったことを書く

 

・TODO
 →やるべきことについて書く

 

・主な意見
 →サマった発言内容の内、重要なものを書く

 

▼議事録のタイプ
立ち話タイプ:顧客との立ち話、簡単な電話のまとめの場合(短くまとめることが重要)
 →要点だけでよいので、パッとサマることが重要。

 

なごやかミーティングタイプ:現場レベルのディスカッションの場合
 →適度にサマりつつ、重要な場合は発言者についてもきちんとメモ。

 

商談タイプ:その場に、上司や偉い人がいて合意を迫るMTGの場合(誰が何を言ったかが重要)
 →話している順番で、何が出てきて、どんな決定を誰がしたかをきちんと記録する。

 

▼ポイント
・案件が燃えているときほど、事細かく記載する
・発言者をきちんと記録すると良い。「会社単位」なのか「社員」単位なのかはその場、その案件次第
・「第三者にわかるように」が基本
・早く書くには「口語を文語で書く」練習が必要
・発言の主語と述語を書く。発言になくとも追記する。しないと見た人がわからない
・文章を構造化する。記号などをルール化
・議事録は、議事録をとるだけではなくて、その場でTODO、決定事項を確認して議論のファシリをやる
・議事録をとったら、きちんと保管する。サーバーの案件ごとのファイルとか
・基本的に当日クライアント提出(遅くとも翌日)
・メールで共有し、確認期限を書く。期限が過ぎたら、「議事内容をFIXとします」と一言MAIL
・次回のMTGで前回の議事録をもっていき、問題ないかを確認